Hàng hóa, dịch vụ
Có 2 cách lập danh mục hàng hóa: Lập theo từng bước, hoặc lập hàng loạt từ Excel. Lập danh mục hàng hóa là bắt buộc để quản lý tồn kho, doanh thu, lãi gộp được hiệu quả
1. Lập danh mục Hàng hóa, vật tư theo từng bước
Bước 1: Mở màn hình danh mục Hàng hóa vật tư
- Cách 1: Vào theo Menu Hệ thống\Danh mục\Hàng hóa, vật tư
- Cách 2: Bàn làm việc chọn mục Hàng hóa
Bước 2: Nhấn lệnh Thêm
Bước 3: Nhập liệu
Quý khách điền các thông tin vào màn hình như sau
- Nếu chưa có nhóm hàng thì nhấn nút "+" để thêm nhanh nhóm hàng
- Nếu muốn mã hàng được sinh tự động thì nhấn nút "+" ngay bên cạnh
- Nếu chưa có đơn vị tính thì chọn tick "Mới" để thêm nhanh đơn vị tính
Bước 4: Nhấn lệnh Lưu
Nhấn lệnh Lưu để hoàn tất nhập liệu
2. Lập danh mục hàng hóa, vật tư hàng loạt
Bước 1: Tại màn hình Hàng hóa, vật tư chọn nút "Nhập Excel"
Bước 2: Soạn thảo dữ liệu
- Click vào "Xem bằng Excel" để mở biểu mẫu Excel
- Quý khách nhập đầy đủ thông tin vào các cột theo đúng mẫu sau đó lưu lại Desktop
Bước 3: Nhập dữ liệu Excel vào phần mềm
Chọn file Excel đã lưu lại tại Desktop, hệ thống sẽ tự động thêm vào
Ngoại lệ
Trường hợp tên hàng hóa đã có hoặc bị trùng mã, trùng tên hàng hóa thì hệ thống sẽ hiện ra màn hình thông báo lỗi
Khi thấy thông báo lỗi này, thì sửa lại file excel: Hàng hóa nào trùng mã, trùng tên thì sửa lại mã hàng/tên hàng cho đúng hoặc xóa dòng này trong file excel.
Sau đó, Làm lại Bước 3
3. Thêm nhanh nhóm hàng
Bước 1: Click vào nút "+" ngay bên cạnh mục Nhóm hàng
Bước 2: Nhập thông tin nhóm hàng
Bước 3: Nhấn "Lưu" để tự động quay về màn hình Hàng hóa, vật tư
4. Một số lưu ý khi quy hoạch doanh mục hàng hóa
Giá mua mặt định
Dùng để điền tự động giá mua đã có VAT lúc nhập hàng, điều này giúp tăng tốc độ nhập liệu của thủ kho
Có quản lý tồn kho
Đối với các dịch vụ nói chung (như hải quan, dv sửa chữa, dv lắp đặt, ...) không cần quản lý tồn kho (không cần nhập kho vẫn xuất bán bình thường) thì quý khách không đánh dấu chọn "Có quản lý tồn kho"
Đối với các hàng hóa, vật tư có tồn kho (có nhập, xuất) thì đánh dấu chọn mục này, mặt định hệ thống chọn Có quản lý tồn kho
Ngưng dùng
Trong trường hợp quý khách cần xóa 1 hàng hóa, dịch vụ không còn kinh doanh mà không thể xóa được thì chọn mục "Ngưng dùng"
Hàng hóa sau khi ngưng dùng thì sẽ không hiện lên tại các màn hình Nhập kho, xuất kho, bán lẻ, hay chuyển kho
Cho phép sửa giá bán lẻ
Đặc trưng chung của bán lẻ theo siêu thị, cửa hàng là nhân viên thu ngân không thể tự điều chỉnh giá bán. Giá bán lẻ thường do giám đốc lập từ trước.
Trong một số trường hợp, công ty cửa hàng của quý khách có những mặt hàng không thể đặt giá trước (sửa chửa, dịch vụ, chi phí lắp đặt ...) thì chọn mục "Cho phép sửa giá bán lẻ"
Trường thông tin này chỉ áp dụng cho màn hình Hóa đơn bán lẻ
Tài khoản kế toán
Nếu quý khách không chuyên về kế toán thì nên để mặt định
- Trong trường hợp quản lý kế toán dịch vụ thì nên chọn tài khoản doanh thu cho phù hợp với định khoản (vd: 513, 711)
- Trong trường hợp quản lý nguyên vật liệu thì nên chọn tài khoản hàng hóa cho phù hợp với định khoản (vd: 152, 155)