Sơ đồ mua hàng
Sơ đồ mua hàng trình bày các thao tác để nhập hàng vào kho và kiểm tra trị giá tồn kho
Để bắt đầu nhập hàng cần lập danh mục hàng hóa, và nhà cung cấp
Bước 1: Nhập hàng
Thao tác này thường do kế toán kho đảm nhiệm. Thông tin nhập kho thường dựa vào hóa đơn chứng từ của nhà cung cấp.
Bước 2: Xác nhận nhập kho
- Đối với công ty có bộ phận kho riêng biệt
Sau khi kế toán kho làm phiếu nhập, thủ kho sẽ kiểm tra hàng hóa (về số lượng và chất lượng). Sau khi kiểm tra, thủ kho xác nhận nhập kho bằng cách Khóa phiếu.
Phiếu nhập kho sau khi khóa phiếu thì kế toán kho không thể thay đổi hàng hóa và số lượng hàng đã nhập. Điều này giúp cho thủ kho quản lý được hàng hóa do mình phụ trách. Giảm thiểu rất nhiều việc mất mát hàng hóa vì 2 bộ phận đã kiểm tra chéo nhau.
- Đối với công ty kinh doanh điện thoại, điện máy
Xác nhận nhập kho ngoài việc Khóa phiếu ra thì bắn IMEI/Serial của các hàng hóa vừa nhập vào.
Bước 3: Chi tiền
Khi nhập hàng, nếu quý khách không chọn thanh toán tiền mặt thì hệ thống sẽ ghi nhận công nợ đối với nhà cung cấp
Khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp thì quý khách tạo phiếu chi
Bước 4: Trả hàng
Những mặt hàng lỗi, hàng gửi bán khi quý khách trả lại nhà cung cấp thì làm phiếu xuất kho với phương thức xuất là Xuất Trả
Bước 5: Xem các báo cáo
Với 3 thao tác chinh trong nhập hàng (nhập mua, chi tiền, trả hàng) hệ thống sẽ tự động cung cấp các báo cáo
- Tồn kho: Hiện nhanh số lượng tồn kho hiện tại của tất cả các kho trong hệ thống
- Giá vốn: Hiện báo cáo Nhập xuất tồn theo trị giá, cho biết lịch sử nhập xuất của từng mặt hàng và giá vốn của nó
- Nợ người bán: Hiện Sổ tổng hợp công nợ của tất các các nhà cung cấp, khách hàng và đối tác
- Sổ quỹ: Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Ngoài những báo cáo này, quý khách có thể xem các báo cáo liên quan khác như
- Tồn kho theo lượng: cho biết lịch sử nhập xuất hàng, sức bán và khả năng mua hàng
- Thẻ kho (sổ kho): Hiện chi tiết các lần nhập xuất, điều chuyển hàng hóa
- Tuổi tồn kho: Cho biết thời gian tồn kho của từng lô hàng nhập. Từ đó có chính sách xả hàng hoạt điều chuyển hàng hóa
- Công nợ đến hạn: Liệt kê số tiền nợ đối với các nhà cung cấp đến hạn thanh toán và vượt thời hạn thanh toán
- Mua hàng theo IMEI: (Dành cho hệ thống điện thoại, điện máy) Cho biết các IMEI và giá trị nhập vào. Thường dùng khi bảo vệ giá hoặc kiểm kê hàng
- Tồn kho theo IMEI: (Dành cho hệ thống điện thoại, điện máy) Cho biết các IMEI đã nhập vào và ngày bán. Thường dùng trong khi bảo vệ giá hoặc kiểm kê hàng